Comment gérer mes rendez-vous quand je me déplace chez mes clientes ?
Le point qui change tout par rapport à un local, c'est le trajet : il doit être compté comme du temps de travail, sinon la journée décale dès le deuxième rendez-vous. Concrètement, cela veut dire régler un battement entre deux rendez-vous (souvent 30 minutes en ville, davantage en zone étendue) et inclure l'installation et le rangement dans la durée annoncée de chaque prestation.
Le reste s'organise comme partout : une page de réservation qui montre vos vraies disponibilités, et une fiche par cliente avec son adresse et vos notes. Un outil comme ClientBase permet de régler ce battement et la durée réelle prestation par prestation, gratuitement pendant sa bêta.
Le trajet, c'est le vrai sujet
En institut, un rendez-vous de 45 minutes occupe 45 minutes. À domicile, il occupe le trajet aller, l'installation, la prestation, le rangement, et le trajet suivant. Une journée calée sur les durées de prestation seules est une journée qui déborde — et c'est l'erreur la plus commune au démarrage.
Deux réglages suffisent à régler ça :
- La durée réelle de la prestation, installation et rangement compris. Si un massage d'une heure vous demande 1 h 20 sur place, annoncez 1 h 20.
- Un battement entre deux rendez-vous. C'est lui qui absorbe le trajet. Il se règle une fois et s'applique automatiquement à votre agenda.
Avec ces deux réglages, votre page de réservation ne proposera jamais deux rendez-vous impossibles à enchaîner — sans que vous ayez à y penser.
Grouper par secteur
Le second levier est géographique. Traverser la ville trois fois dans la journée coûte plus cher que ça ne rapporte, en essence comme en fatigue.
Ce qui fonctionne simplement, sans outil de tournée compliqué : consacrer des demi-journées à des secteurs. Le mardi matin au nord, le jeudi après-midi au sud. Vous fermez les créneaux qui ne correspondent pas, et vos clientes s'adaptent bien plus facilement qu'on ne le craint — surtout si c'est annoncé sur votre page.
Les informations à avoir sur chaque fiche
À domicile, la fiche client porte des choses qu'un local n'exige pas :
- L'adresse complète, avec le code d'entrée, l'étage, la présence d'ascenseur.
- Les contraintes pratiques : où se garer, un animal, un bébé qui dort.
- Le matériel nécessaire si votre prestation le demande — un point d'eau, une prise, une table.
Ces notes ne servent pas qu'au confort : elles évitent d'arriver et de découvrir qu'on ne peut pas travailler. Chez ClientBase, chaque fiche client dispose de notes libres pour ça, en plus de l'historique des rendez-vous.
Deux choses à savoir avant de choisir un outil
- Le mode hors-ligne compte plus qu'ailleurs. Vous consultez votre agenda dans le métro, dans une cage d'escalier, chez quelqu'un dont le wifi est fermé. ClientBase fonctionne hors ligne et se synchronise au retour du réseau.
- ClientBase n'envoie pas de SMS et n'a pas de rappel automatique. En déplacement, beaucoup y tiennent : mieux vaut le savoir avant qu'après.
Afficher votre zone, et vos règles
Une page de réservation à domicile doit dire deux choses de plus qu'une autre : jusqu'où vous vous déplacez, et à partir de quand un déplacement est facturé s'il l'est. Écrites une fois sur la page, ces règles évitent des dizaines de messages et des rendez-vous acceptés à contrecœur à l'autre bout du département.
Pour aller plus loin : réduire les rendez-vous manqués — le sujet est plus sensible à domicile, où un déplacement pour rien coûte un créneau et un trajet.
Questions fréquentes
Comment faire compter mes temps de trajet ?
Par un battement entre deux rendez-vous, réglé une fois, plus une durée de prestation qui inclut installation et rangement. L'agenda ne proposera alors que des enchaînements tenables.
Puis-je limiter ma zone de déplacement ?
Il n'y a pas de filtre géographique automatique, mais vous pouvez indiquer votre zone sur votre page publique et réserver certains créneaux à certains secteurs. C'est ce que font la plupart des indépendants à domicile.
L'agenda fonctionne-t-il sans réseau ?
Oui, ClientBase fonctionne en mode hors-ligne : l'agenda reste consultable et les modifications remontent au retour de la connexion.
Comment gérer les frais de déplacement ?
Vous pouvez créer une prestation dédiée ou l'inclure dans vos tarifs par secteur. ClientBase n'encaisse aucun paiement de vos clientes : le règlement se fait directement entre elles et vous.
Un agenda qui compte vos trajets
Battement entre rendez-vous, durées réelles, mode hors-ligne. Gratuit en bêta.
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