Guide · L'organisation
La durée annoncée n'est pas la durée réelle
Entre l'heure inscrite dans l'agenda et le moment où la cliente suivante peut s'asseoir, il y a l'accueil, l'installation, le nettoyage et le rangement. Personne ne les compte, et ils décalent tout.
Mis à jour le · écrit par ClientBase
La réponse courte
La durée à inscrire dans un agenda est la durée de blocage, pas la durée de la prestation : accueil, installation, prestation, finition, encaissement, nettoyage, remise en état. Pour une activité à domicile, il faut y ajouter le trajet.
La méthode est simple et prend une semaine : chronométrez trois fois la même prestation, de la porte à la porte, et retenez la plus longue des trois. La moyenne vous fera systématiquement finir en retard ; la plus longue vous laisse une marge, qui n'est jamais perdue.
Ce que la durée doit contenir
- L'accueil
- Deux à cinq minutes qui n'apparaissent nulle part : on dit bonjour, on installe, on discute de ce qu'on va faire. C'est du temps utile, mais c'est du temps.
- Le diagnostic
- Regarder, toucher, questionner, vérifier une contre-indication. Sur certaines prestations, c'est cinq à dix minutes avant même de commencer.
- La prestation elle-même
- La seule partie que la plupart des agendas contiennent.
- La finition et l'encaissement
- Vérification, conseils d'entretien, prise du prochain rendez-vous, paiement. Cinq à dix minutes, à chaque fois.
- La remise en état
- Balayage, désinfection, rangement, lavage. Incompressible, et systématiquement absent des durées annoncées.
- Le trajet, à domicile
- Aller, stationnement, montée, installation, redescente. Voir facturer un déplacement.
La mesure, en une semaine
Choisissez vos cinq prestations les plus fréquentes
Inutile de tout mesurer : cinq prestations couvrent en général l'essentiel de l'agenda. Les autres se déduiront.
Chronométrez de porte à porte, trois fois
Démarrez le chronomètre quand la cliente arrive, arrêtez-le quand le poste est prêt pour la suivante. C'est cette mesure-là qui compte, pas la durée technique de l'acte.
Retenez la plus longue des trois
Pas la moyenne. Une durée moyenne vous fait finir en retard une fois sur deux, et un retard se propage à toute la journée — voir gérer les retards.
Séparez ce qui varie vraiment
Si l'écart entre cheveux courts et cheveux longs dépasse trente minutes, ce sont deux prestations différentes, pas une prestation avec supplément. Les inscrire séparément règle le problème définitivement.
Remesurez une fois par an
Vous allez plus vite qu'il y a trois ans sur ce que vous faites tous les jours, et plus lentement sur ce que vous avez ajouté récemment. Les deux méritent d'être corrigés.
Ce que des durées justes changent
La journée ne décale plus
Le principal bénéfice, et il est immédiat. Un agenda dont les durées sont exactes tient jusqu'au soir, même sans marge héroïque.
Les créneaux proposés sont réels
Une page de réservation calcule les disponibilités à partir des durées : si elles sont fausses, elle propose des créneaux impossibles, et c'est vous qui payez l'erreur.
Le prix devient calculable
Le prix de revient dépend directement de la durée bloquée. Une durée sous-estimée fabrique une marge imaginaire — voir le prix de revient.
Les prestations non rentables apparaissent
Certaines occupent beaucoup et rapportent peu. On ne le voit qu'avec la vraie durée sous les yeux.
Le cas particulier des prestations à durée variable
Coloration, extensions, tatouage, massage sur mesure : la durée dépend de la personne. Trois façons de la traiter, très inégales.
- Une durée unique moyenne. Vous finissez en avance la moitié du temps et en retard l'autre moitié — et c'est la seconde moitié qui abîme la journée.
- Une durée maximale systématique. Vous ne débordez jamais, mais vous bloquez des créneaux que vous n'utilisez pas. Sur un agenda tendu, cela coûte cher.
- Des prestations distinctes, avec leur durée propre. « Couleur racines », « Couleur longueurs », « Balayage cheveux longs ». La cliente choisit, la durée est juste, le prix aussi.
La troisième option demande une heure de configuration une fois, et supprime le problème pour de bon. C'est aussi ce qui permet à une page de réservation d'être fiable : elle ne peut proposer un créneau correct que si elle sait combien de temps prend ce que la cliente a choisi.
Le délai avant réservation
Dernier réglage, souvent oublié : le temps minimum entre la réservation et le rendez-vous. Sans lui, quelqu'un peut réserver pour dans dix minutes alors que vous êtes en prestation ou en route. Un délai d'une heure, d'un jour ou plus selon la prestation évite cette situation entièrement.
Questions fréquentes
Faut-il annoncer la durée à la cliente ?
Oui, et cela vous sert autant qu'à elle : une personne qui sait qu'elle en a pour trois heures s'organise, arrive à l'heure et ne s'impatiente pas. Une durée cachée produit des questions au milieu de la prestation.
Que faire si je dépasse régulièrement ?
Ce n'est pas un problème de rapidité, c'est un problème de durée déclarée. Augmentez la durée dans l'agenda plutôt que d'essayer d'aller plus vite : la prestation ne se raccourcira pas, et la précipitation se voit sur le résultat.
Comment gérer une prestation qui déborde vraiment ?
En prévoyant un battement après les prestations à risque, et en gardant un créneau tampon dans la journée. Voir organiser sa semaine.
ClientBase est-il vraiment gratuit ?
Oui, dans la formule Découverte : rendez-vous illimités, page de réservation, aucune carte bancaire, aucun engagement. Les formules payantes (9,99 € et 19,99 €/mois) existent et restent facultatives. Aucune ne prend de commission sur vos rendez-vous. Le détail est sur la page tarifs.
Sources et méthode. Page de méthode. Aucune durée type par prestation n'est publiée : elle dépend de la technique, du matériel et de la personne. Une durée moyenne nationale, si elle existait, ne vous dirait rien de votre propre agenda. Nous sommes juge et partie — cette page est écrite par ClientBase, qui vend un outil de prise de rendez-vous. Nos propres chiffres sont vérifiables sur la page tarifs. Nous ne publions ni note moyenne, ni témoignage non vérifié, ni ancienneté : nous n'en avons pas. Une erreur ? noah@clientbase.fr · notre méthode.