Guide · Vos données
Vos clientes sont à vous, même chez un éditeur
Changer de logiciel bloque rarement sur la technique. Ça bloque sur une question posée trop tard : « comment je récupère mes fiches ? »
Mis à jour le · écrit par ClientBase
La réponse courte
Quand vos fiches clientes sont dans un logiciel, vous restez responsable de traitement et l'éditeur est sous-traitant. L'article 28 du RGPD prévoit qu'à la fin de la prestation, le sous-traitant restitue ou supprime les données, au choix du responsable — c'est-à-dire au vôtre.
En pratique, la bonne façon de s'y prendre ne consiste pas à invoquer un texte : c'est de faire l'export avant de résilier, pendant que votre accès fonctionne encore. Un compte fermé rend tout plus lent, et parfois plus difficile.
L'ordre des opérations, à ne pas inverser
Exportez pendant que le compte est actif
La règle numéro un. Cherchez « export », « exporter », « télécharger mes données » dans les réglages. La plupart des logiciels proposent un export CSV de la base clients.
Vérifiez ce que l'export contient vraiment
Ouvrez le fichier. Il manque souvent l'historique des rendez-vous, les notes libres ou les montants. Un export qui ne contient que les noms et les téléphones n'est pas votre fichier clients : c'est un carnet d'adresses.
Demandez par écrit ce qui manque
Un message ou un e-mail, en citant l'article 28 du RGPD et en demandant la restitution des données dans un format exploitable. Écrit, daté, conservé : c'est ce qui compte si la discussion s'éternise.
Créez le nouveau compte et importez
Avant de résilier. Vous vérifiez ainsi que le nouvel outil vous convient et que vos données sont bien arrivées, sans être entre deux.
Résiliez seulement ensuite
Et gardez une copie de l'export chez vous, indépendamment des deux logiciels — voir sauvegarder son fichier clients.
Ce que vous pouvez exiger, et ce qui se négocie
Ce qui est prévu par les textes
L'article 28 du RGPD encadre la relation entre vous et l'éditeur : le contrat doit prévoir qu'au terme de la prestation, les données sont supprimées ou restituées selon votre choix. C'est une obligation de l'éditeur, pas une faveur.
Un second mécanisme existe, mais il appartient à vos clientes, pas à vous : le droit à la portabilité de l'article 20, qui permet à une personne de récupérer ses propres données dans un format lisible par machine. Il est parfois invoqué à tort par des professionnels ; il ne s'applique pas à votre fichier dans son ensemble.
Ce qui dépend du contrat
Le format et la facilité de la restitution ne sont pas précisément encadrés. Un éditeur qui vous renvoie un fichier illisible ou incomplet respecte formellement l'obligation tout en la vidant de son intérêt. C'est là que le rapport de force joue, et c'est la raison pour laquelle il faut poser la question avant de s'engager, pas au moment de partir.
La question à poser avant de choisir un logiciel
Une seule, et elle est simple : « Puis-je exporter mes fiches clientes et mon historique en CSV, quand je veux, sans demander ? » Une réponse évasive est une réponse. Pour ClientBase, la réponse est oui, depuis votre compte, sans nous écrire.
Ce qu'un export devrait contenir
| Donnée | Indispensable ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| Nom et prénom | Indispensable | Sans lui, le fichier n'a aucune valeur. |
| Téléphone et e-mail | Indispensable | C'est ce qui vous permet de recontacter. Irremplaçable. |
| Historique des rendez-vous | Indispensable | Dates, prestations, montants. C'est la mémoire de la relation, et souvent la partie que les exports oublient. |
| Notes libres | Indispensable | Formules, allergies, préférences. Des années d'observation qui ne se reconstituent pas. |
| Total dépensé, fidélité | Souhaitable | Se recalcule depuis l'historique, si celui-ci est complet. |
| Rendez-vous à venir | Souhaitable | Se retrouve en demandant, mais c'est long. |
| Photos | Selon le métier | Rarement inclus dans un export. À récupérer séparément si elles comptent pour vous. |
Ceci n'est pas un conseil juridique. ClientBase édite un logiciel de rendez-vous, pas un cabinet d'avocats. Les textes cités ici sont publics et vérifiables, mais votre situation peut appeler une réponse différente. Pour un cas précis, la source officielle est service-public.fr, et un professionnel du droit tranchera mieux que nous.
Le cas du salon et du fauteuil loué
Une situation particulière, et fréquente : vos fiches sont dans le logiciel du salon où vous louez un fauteuil ou une cabine. La question « à qui appartiennent ces données ? » se pose alors différemment.
- Si vous avez apporté ces clientes et que vous les avez saisies, vous en êtes responsable de traitement. Mais si le compte du logiciel est au nom du salon, l'accès dépend de lui — et la théorie ne vous rend pas le fichier.
- La réponse pratique est en amont : tenir vos fiches dans votre propre outil, dès le premier jour. La question ne se pose alors jamais.
C'est le point le plus concret des pages louer un fauteuil et travailler en salon partagé, et celui qu'on regrette le plus de ne pas avoir réglé avant.
Questions fréquentes
L'éditeur peut-il refuser de me rendre mes données ?
L'article 28 du RGPD prévoit la restitution ou la suppression au terme de la prestation, au choix du responsable de traitement — vous. Un refus pur et simple est contestable, et une demande écrite, datée, en citant ce texte, suffit généralement à débloquer la situation. Une réclamation auprès de la CNIL reste possible.
Puis-je récupérer mes données après avoir résilié ?
C'est possible, mais beaucoup plus lent, et les données peuvent avoir été supprimées conformément aux durées de conservation annoncées. D'où la règle : exporter avant de résilier, toujours.
Comment importer dans un nouveau logiciel ?
La plupart des outils acceptent un import CSV. Vérifiez que les colonnes correspondent, importez, puis contrôlez quelques fiches au hasard. Si l'import n'est pas proposé, le fichier reste consultable dans un tableur — ce n'est pas idéal, mais rien n'est perdu.
Et si le logiciel ferme du jour au lendemain ?
C'est le cas où votre propre sauvegarde est la seule chose qui vous reste. Un export mensuel rangé chez vous rend ce scénario indolore — voir sauvegarder son fichier clients.
Sources et méthode. Textes cités : articles 20 (droit à la portabilité, qui appartient à la personne concernée) et 28 (obligations du sous-traitant, dont la restitution ou la suppression des données en fin de prestation) du règlement (UE) 2016/679. Cette page explique un mécanisme ; elle ne remplace pas l'analyse de votre contrat par un professionnel du droit. Nous sommes juge et partie — cette page est écrite par ClientBase, qui vend un outil de prise de rendez-vous. Nos propres chiffres sont vérifiables sur la page tarifs. Nous ne publions ni note moyenne, ni témoignage non vérifié, ni ancienneté : nous n'en avons pas. Une erreur ? noah@clientbase.fr · notre méthode.