Logiciel de rendez-vous pour sophrologues, naturopathes et praticiens bien-être
ClientBase est un logiciel français pour les sophrologues, naturopathes, hypnothérapeutes, énergéticiens et praticiens du bien-être. Agenda séances 1h-1h30, fiches clients riches, lots de séances, lien public de prise de RDV en ligne, cartes de fidélité. Gratuit dans sa formule Découverte.
La réponse courte
Un accompagnement en sophrologie ou en naturopathie se déroule sur plusieurs séances espacées. Le besoin principal n'est donc pas l'agenda : c'est l'historique, relu avant chaque rendez-vous, parce que six semaines séparent souvent deux séances.
S'y ajoute une première séance nettement plus longue que les suivantes — à inscrire comme une prestation distincte, sinon toutes les journées où vous recevez quelqu'un de nouveau débordent. ClientBase couvre les deux, à 0 € pour commencer.
Relu le
Conçu pour la pratique bien-être
⏰ Séances 1h-1h30 sans surbooking
Une séance de sophrologie = 1h. Un bilan naturopathique initial = 1h30. Un soin énergétique = 1h. ClientBase gère ces durées et les bloque proprement, avec possibilité d'ajouter un buffer de 15 min entre 2 séances pour aérer.
📋 Fiches clients orientées suivi
Champ notes libre pour stocker le motif de consultation initial (sommeil, anxiété, digestion, etc.), les exercices proposés, l'évolution session après session. L'historique des RDV vous permet de retrouver "où on en était" en 5 secondes avant chaque venue.
📦 Lots de séances
Créez une prestation « Forfait 5 séances de sophrologie » au prix package. Vous suivez les séances restantes dans le champ notes de la fiche client : ClientBase ne décompte pas les séances automatiquement, c'est vous qui notez « 2/5 » après chaque venue.
🔗 Lien public personnalisé
Votre URL ClientBase (par ex. clientbase.fr/cabinet-claire) sur votre site, votre carte de visite, vos flyers. Vos clients réservent en 3 clics 24h/24, sans appeler. Pour les nouveaux clients, possibilité de remplir un mini questionnaire au moment de la réservation.
📤 Export pour votre comptabilité
Génération en 1 clic, mentions légales pré-remplies (SIRET, franchise TVA), export PDF. Pour les pratiques non-conventionnées (sophrologie, naturopathie, hypnose), pas de feuille de soins ni de mutuelle à gérer.
Pour quels praticiens ?
- Sophrologues certifiés RNCP
- Naturopathes (FENA, OMNES, certifications privées)
- Hypnothérapeutes
- Énergéticiens, magnétiseurs, praticiens reiki
- Coachs de vie, coachs en développement personnel
- Praticiens en EFT, kinésiologie, méthode TIPI…
Spécificités du métier
Séances en visio + en cabinet
De plus en plus de praticiens proposent les deux. Créez 2 prestations distinctes : "Séance en cabinet" et "Séance en visio". Le lien Zoom/Meet, vous l'envoyez à la main au client confirmé (intégration native à venir).
Le RGPD pour les fiches clients
Les données santé (motif de consultation, exercices) sont des données sensibles. ClientBase stocke ces notes sur des serveurs européens chiffrés, et vous restez propriétaire. Pour respecter strictement le RGPD, demandez le consentement écrit du client au démarrage du suivi (à intégrer dans votre formulaire de 1re séance).
Questions fréquentes praticiens bien-être
- Puis-je proposer un mini formulaire au moment de la réservation ?
- Oui. Le formulaire de réservation inclut un champ "Notes" libre où le client peut préciser son motif de consultation. Vous le lisez avant de l'accueillir.
- Comment je gère les forfaits achetés en 1 fois ?
- Créez une prestation "Forfait 5 séances" au prix package. Dans la fiche client, vous notez les séances restantes (1/5, 2/5, etc.) après chaque venue, le décompte est manuel.
- Et la facture pour la mutuelle ?
- La sophrologie et la naturopathie ne sont généralement pas remboursées par la Sécurité sociale, mais certaines mutuelles remboursent sur présentation d'une facture. ClientBase n'édite pas de factures : vous continuez à utiliser votre outil habituel pour cela. En revanche, l'export CSV de vos rendez-vous honorés (date, client, prestation, montant) vous donne tout ce qu'il faut pour les établir.
- Rappels automatiques avant séance ?
- Oui, par e-mail. Une confirmation part au moment de la réservation, et un rappel la veille de la séance — avec un lien pour décaler, et un désabonnement en un clic. Aucun SMS en revanche : il est facturé à l'unité, et nous préférons ne pas facturer à l'usage.
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