Une fiche client beauté qui se souvient de tout

Allergie au henné de votre cliente du jeudi ? Couleur exacte de la dernière coloration ? Anniversaire à fêter ? Tampon de fidélité à valider ? ClientBase mémorise tout, à votre place, dans une fiche unique par cliente. Illimité, RGPD natif, gratuit pendant la bêta.

Ce que contient une fiche client beauté ClientBase

Une fiche bien faite, c'est 80 % du métier. Voici ce que ClientBase mémorise pour vous, sans formulaire interminable :

Allergies et notes santé : un champ dédié, chiffré

Dans la beauté, certaines informations relèvent du devoir de sécurité : allergie au henné, latex, parfums, sensibilité cuir chevelu, contre-indications post-grossesse pour le massage, traitements en cours pour les soins du visage. Ces données peuvent être de nature personnelle au sens RGPD.

ClientBase les isole dans un champ « Santé / allergies » spécifique :

• Chiffré au repos (vous seul·e voyez le contenu)
• Mis en évidence en rouge sur la fiche RDV pour ne plus oublier
• Non visible côté client (sauf si vous le souhaitez explicitement)
• Effaçable individuellement (droit à l'oubli granulaire)

Programme de fidélité qui tourne tout seul

Le tampon papier sur la carte de fidélité, c'est sympa, mais c'est aussi : perdu, oublié au salon, mouillé, déchiré. ClientBase tient le compteur pour vous, et le client voit son solde à chaque prise de RDV.

Trois modes au choix :

• À tampons : 1 RDV = 1 tampon, 10e RDV offert (ou ce que vous voulez)
• À pourcentage cumulé : 5 % du panier crédités en cagnotte, utilisable au prochain RDV
• À points : 1 € dépensé = 1 point, paliers récompenses paramétrables

Le compteur s'incrémente automatiquement à chaque RDV marqué comme « terminé ». Le client est notifié quand il franchit un palier.

Anniversaire : un message qui fait toujours plaisir

Souhaiter l'anniversaire d'une cliente coûte 0 € et rapporte beaucoup. Beaucoup d'indépendant·es n'y pensent jamais. ClientBase y pense pour vous.

Activable en 1 clic dans les réglages : email (illimité) ou SMS (selon votre formule), avec template personnalisable et code promo optionnel (-10 %, soin offert sur RDV anniversaire, etc.). Constatation côté utilisateurs : +22 % de taux de reprise de RDV dans le mois chez les clientes ayant reçu un message anniversaire.

Impact d'une fiche bien tenue sur votre CA

Conformité RGPD : ce que vous devez savoir (et que ClientBase fait pour vous)

Tenir des fiches clients vous rend responsable de traitement au sens RGPD. ClientBase est sous-traitant et vous fournit les outils pour respecter vos obligations :

• Hébergement en Europe (France + Allemagne, OVH + Hetzner). Aucun transfert hors UE.
• Chiffrement au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.3).
• Droit d'accès : chaque client demande son export de données depuis son espace.
• Droit à l'oubli : un bouton sur la fiche supprime/anonymise toutes les données personnelles. Historique factures conservé pour vos obligations comptables.
• Registre des traitements : modèle pré-rempli fourni dans nos guides.
• Mentions de consentement au formulaire de RDV (newsletter, photos avant/après).

Importer vos clients depuis Planity, Treatwell, Fresha…

Vous changez d'outil ? Pas besoin de tout retaper. ClientBase importe en CSV depuis n'importe quel concurrent. Procédure type :

1. Exportez votre fichier clients depuis votre logiciel actuel (Réglages → Export → CSV).
2. Dans ClientBase : Réglages → Importer mes clients.
3. Mappez les colonnes (ClientBase devine la majorité). Validez.
4. Les doublons sont détectés et fusionnés. Vous gardez le contrôle.

Témoignages

Adapté à tous les métiers de la beauté

Questions fréquentes

Que doit contenir une bonne fiche client beauté ?

Nom, prénom, contact, historique des RDV, allergies et contre-indications, préférences (formule de couleur, longueur, température, produits favoris), anniversaire, programme de fidélité, notes libres, photos avant/après avec consentement.

Les fiches client sont-elles conformes RGPD ?

Oui. ClientBase est hébergé en Europe (France et Allemagne), les données sont chiffrées au repos et en transit, et chaque client peut exercer ses droits (accès, modification, suppression) directement depuis son espace ou sur simple demande. Vous restez responsable de traitement, ClientBase est sous-traitant.

Puis-je noter des allergies sensibles ?

Oui. Les notes « santé / allergies » sont des champs dédiés, chiffrés et visibles uniquement par vous. Vous pouvez noter une allergie au henné, au parfum, au latex, ou tout autre paramètre pertinent pour la sécurité du soin.

Comment fonctionne le programme de fidélité ?

Vous choisissez : système à tampons (1 RDV = 1 tampon, 10e gratuit par exemple), pourcentage cumulé, ou points par euros dépensés. ClientBase incrémente automatiquement à chaque RDV terminé et affiche le solde au client lors de sa prochaine prise de RDV.

Puis-je envoyer un message anniversaire automatique ?

Oui, optionnel. Si activé, un email (ou SMS selon votre formule) est envoyé le matin de l'anniversaire avec un message personnalisable et éventuellement un code de réduction.

Puis-je stocker des photos avant/après ?

Oui. Pratique pour les couleurs, les coupes signature, les soins ongulaires. Les photos sont rattachées à la fiche, accessibles d'un tap. Pensez à recueillir le consentement écrit du client si vous souhaitez les utiliser sur Instagram.

Que se passe-t-il quand un client demande l'effacement de ses données ?

Vous traitez la demande depuis la fiche client : un bouton « Effacer ce client » supprime ses coordonnées, ses notes et anonymise son historique (les RDV restent pour votre comptabilité mais sans données personnelles). Réponse sous 30 jours conformément au RGPD.

Combien de fiches puis-je créer ?

Illimité, sur toutes les formules, y compris la bêta gratuite. Aucune limite sur le nombre de clients, ni sur l'historique.

Puis-je importer mes clients depuis un autre outil ?

Oui. ClientBase importe les exports CSV de Planity, Treatwell, Fresha, Kiute Pro, Excel ou Google Contacts. L'import est instantané et les doublons sont détectés.

Mes clients voient-ils leurs propres fiches ?

Côté client : ils voient leur historique de RDV, leur fidélité, leurs préférences déclarées. Ils ne voient PAS vos notes privées (allergies, observations professionnelles). Vous gardez le contrôle de ce qui leur est visible.

Voir aussi : Gestion de RDV · Logiciel de caisse · Facture auto-entrepreneur · Rappels SMS · Agenda en ligne gratuit · Alternative Planity · Alternative Treatwell · Comparatif logiciels RDV · Migrer sans perdre ses clients · Économie réalisée